Hans Fogh, Fødevarestyrelsen

Fødevarestyrelsens Lean-team skaber effektivitet, kvalitet og fællesskab med facilitering

"Vi lærer og flytter os undervejs. Det er fantastisk!"

Hans Foghs øjne lyser af glæde, når han fortæller om arbejdet som Lean-facilitator i Fødevarestyrelsen.

"Der sker noget! Vi får flyttet på projekterne og Lean-teamet hurtigt. Vi gør en forskel, og folk kan lide måden vi arbejder på. Det er tilfredsstillende at være i, og jeg kan lide at være på gulvet som facilitator".

Uformel lederrolle
Hans Fogh leder et team på fem Lean-facilitatorer. Teamet designer styringsværktøjer og processer, der skal stabilisere og optimere driften i styrelsens enheder. "Vi skaber værdi ved at lave drejebøger og facilitere. Vi tilrettelægger workshops og projektforløb, men det er medarbejderne, der laver løsningerne. På den måde varetager vi en slags lederrolle i workshop-situationen og mens Lean-projektet kører. Vi bruger faciliteringsgrebene til at håndtere den uformelle lederrolle. Vi opstiller spilleregler i samarbejde med deltagerne og bruger spørgsmål til at afklare, hvordan vi bedst arbejder sammen."

Deltagerne både respekterer og accepterer Lean-teamets arbejde. Formålet er at gøre arbejds-processerne mere effektive og ikke mindst at skabe en stabil drift i hverdagen:

"Som alle andre styrelser, institutioner og virksomheder oplever vi stigende krav til effektivisering og kvalitet. Lean-teamet er med til at synliggøre, hvad der så skal prioriteres i det daglige arbejde, og det bruger vi Lean-værktøjerne og facilitering til".

Flowhjælper
Det er Fødevarestyrelsens direktion og chefer, der bestiller Lean-projekterne hos teamet. Fra det indledende interview med ledelsen om et aktuelt problem, og til nye arbejdsgange er implementeret, evalueret og blevet til nye, gode vaner, går der typisk mellem seks måneder og 1 år.

Teamet går ikke efter at levere 100 %’s løsninger, 80 % er realistisk. Resten opnås ved justeringer af løsningerne, når de er sat i gang og virker i dagligdagen, og derefter gennem løbende forbedringer, som medarbejdere og ledere i driften selv foretager måned for måned.

Som et konkret eksempel nævner Hans Fogh udviklingen af en ny driftsmodel for et mikrobiologisk laboratorium. Målet var at stabilisere en kapacitetsforøgelse på 10 % og frigøre tid til udviklingsopgaver. Det lykkes ved hjælp af en mindre ombygning og en teamtavle med overblik over de daglige driftsopgaver. Samtidig er der indført en ny rolle i teamet på laboratoriet, en flowhjælper. Faktisk er der tale om en uformel rolle, som gennem Lean-processen blev synliggjort og formaliseret.

Javel, hr. minister
En anden opgave for teamet var at hjælpe en af de enheder i styrelsen, der leverer svar til ministeren. Det skal ofte gå stærkt, og derfor var arbejdspresset på medarbejderne stort. Sammen med Lean-teamet analyserede de processen for ministerbetjening og systematiserede sagerne i to forskellige typer: simple og komplekse. Herefter blev der udviklet forskellige arbejdsprocesser for de to typer sager.

Et planlægningsværktøj, der kan styre 40 dyrlægers opgaver med at kontrollere eksporter af levende dyr og design af en digital teamtavle til teams, der udfører fødevarekontrol er andre eksempler på Lean-teamets faciliteringsopgaver.

På kursus med kunderne
"Vi professionaliserer os hurtigere i Lean-teamet, end jeg havde forventet. Det er en kombination af dedikering og målrettet læring", siger Hans Fogh, der ligesom sine kolleger har gennemført Facilitators kurser Facilitering i praksis og Facilitering af fælleskab, forandring og forskellighed på interne forløb i Fødevarestyrelsen.

"At komme på kursus med mine kolleger og chefer er på en gang provokerende og lærerigt. Det har givet mig mulighed for at se vores interne kunder performe som facilitatorer. Det betyder, at jeg bedre kan give feedback, fordi jeg ved, at de har været igennem samme læring som jeg selv. Det har været fantastisk fint at få sat ord og begreber på facilitering og træne dem i et laboratorium – som alligevel ikke er så laboratorieagtigt, fordi det er kolleger og chefer, vi faciliterer eller bliver faciliteret af."

Læringsmål
Lean-teamet arbejder systematisk med læringsmål og giver hinanden feedback, når de har været på gulvet og facilitere. Et af Hans Foghs læringsmål er at håndtere dysfunktioner i grupper på stedet. I situationen. Det er svært at rumme, men man er nødt til at tage det ind og reagere på det. Det er bedre end at vente.

"Min helt store udfordring er at turde blive i processen: At lukke processen op – uden at vide, hvad der sker de næste 8 timer, og at holde retning og nå en konklusion – også selvom tiden ikke er til det. Jeg er meget resultatorienteret – det er en styrke, når der er behov for at skabe retning og nå målet - og en svaghed, når der er behov for at brede diskussionen ud i gruppen."

"Et andet læringsmål er at arbejde mere struktureret med at skrive drejebøger. Det gør mig tryg at gå ind i en workshop og vide, at jeg har tænkt den igennem. Jeg får frihed til at ekstemporere, når vi er i gang. Udarbejdelsen af drejebogen giver også struktur på samarbejdet, når vi faciliterer sammen to og to. Det er fantastisk at skrive drejebogen sammen med en kollega", siger Hans Fogh.

Facilitering af fællesskab
"Når vi faciliterer, har vi en enestående chance for at bygge broer mellem teams og enheder. Vi gør det ved at stille spørgsmål, som folk forholder sig til, og ved at få folk til at arbejde sammen på nye måder. Deltagerne sidder f.eks. i halvcirkel omkring flipoveren, en oversigt på en væg eller en pc med projektor. Det skaber et nyt, fælles rum, der udligner statusforskelle i situationen, og det har en afsmittende virkning på dynamik og kultur."

Facilitering af fællesskab er ét af de temaer Hans Foghs arbejder på at udvikle. Han arbejder med sin generthed over for at sætte folk til at snakke sammen om dilemmaer eller spørgsmål, han stiller dem.

"Jeg sætter mig som et af mine mål at gøre mere ud af at facilitere fællesskab, fordi folk skal have noget med, de kan bruge i deres teams bagefter – og fordi et godt fællesskab i gruppen medvirker til, at vi når et godt resultat."

Tre gode råd fra Hans Fogh
Hvis jeg skal give tre gode råd til mine facilitator-kolleger, skal det være:

1. Det er nyt hver gang du står på gulvet – forbered dig godt hver gang.

2. Du bliver aldrig færdig med at blive bedre – øv dig i at modtage feedback.

3. Hold øje med mulighederne for at give mest mulig værdi til dem, du hjælper som facilitator.

Du kan læse mere om Hans Foghs baggrund for jobbet som Lean-projektleder her.

Hans Fogh i aktion
Hans Fogh i aktion

Vidste du

at Facilitators kunder og kursusdeltagere kommer fra både offentlige og private virksomheder og fra organisationer som Kræftens Bekæmpelse og ÆldreSagen?

Kontakt os, hvis du vil vide mere

Facilitatorkurser 2019

Har du brug for at blive endnu bedre til at involvere, motivere og aktivere dine medarbejdere, kolleger, projektdeltagere, studerende, borgere eller brugere?

Vi har kurser for både nye og erfarne facilitatorer og glæder os til at dele vores viden med dig!

Læs mere her

Læs mere her

Spørgehjørnet

Kontakt Facilitator, hvis du har spørgsmål om facilitering eller vil vide mere om, hvordan facilitering kan styrke samarbejdet i dit team, din afdeling eller din virksomhed.

Kontakt Facilitator